So planen Sie Meetings Schritt für Schritt
Willkommen an Bord! Dieser Calendly-Einrichtungsleitfaden bringt Sie schnell und korrekt in Gang, damit Sie Meetings ohne langes Hin- und Her buchen können. Ein paar kleine Entscheidungen hier sorgen dafür, dass die Nutzung von Calendly mühelos wirkt und nicht wie ein weiteres Tool, das Sie ständig im Blick behalten müssen.
Wie Calendly funktioniert (und was Sie mit diesem Leitfaden einrichten werden)
Betrachten Sie Calendly als Ihren persönlichen Terminassistenten. Es prüft Ihren Kalender und Ihre Regeln, zeigt anderen, wann Sie verfügbar sind, und ermöglicht ihnen, ein Meeting aus Ihren freien Zeiten zu buchen.
Damit das funktioniert, müssen Sie:
- Mindestens einen Kalender verbinden (damit Sie nie doppelt gebucht werden)
- Einen Ereignistyp erstellen (die Art des Meetings, die gebucht werden kann)
- Verfügbarkeit und Buchungsregeln festlegen (wann Calendly Ihren Kalender als frei anzeigen darf und wie das Buchen funktionieren soll)
Dieses schrittweise Calendly-Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie Calendly für Meetings nutzen, von der Einrichtung von Ereignistypen bis zum Teilen Ihres Planungs-Links.
Calendly-Funktionen, die Sie verwenden werden
Verknüpfen Sie Ihren Kalender, damit Calendly weiß, wann Sie belegt sind.
Die verschiedenen Arten von Meetings, die man buchen kann.
Die Zeitfenster, aus denen eingeladene Personen wählen können, um zu buchen.
Der Link, den Sie teilen, mit dem andere Zeit mit Ihnen buchen können.
Schritt 1: Verbinden Sie Ihren Kalender
Ihr erster Schritt ist, Ihren Kalender zu verbinden (Google-Kalender, Outlook/Office365 oder Exchange), auf der Registerkarte Integrationen & Apps.
Calendly verwendet diesen Kalenderzugriff, um automatisch Zeiten auszublenden, zu denen Sie bereits gebucht sind, und um Ihre Verfügbarkeit aktuell zu halten, sodass Sie Ihren Link ohne vorherige Kalenderprüfung bedenkenlos teilen können.
Tip
Wenn Sie mehrere Kalender verwalten (zum Beispiel einen für die Arbeit und einen für privat), verhindert das Verbinden beider, dass jemand über Schulabholung, Reiseblocker oder konzentrierte Zeiten bucht, die Sie in einem separaten Kalender schützen.
Schritt 2: Erstellen Sie einen Ereignistyp (Calendly-Ereignistypen erklärt)
Ein Ereignistyp ist die Art von Meeting, das Sie planen möchten. Wenn Sie einen Ereignistyp in Calendly erstellen, definieren Sie, wie dieses Meeting funktioniert, indem Sie festlegen:
- Den Meetingsamen
- Dauer
- Ort
- Verfügbarkeit
- Buchungsregeln
Sind diese Einstellungen festgelegt, folgt jede Buchung denselben Regeln, sodass Sie das Rad nicht für jedes Meeting neu erfinden müssen. Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, erstellt Calendly einen 30-minütigen Einzelgesprächs-Ereignistyp für Sie. Darauf konzentrieren wir uns hier.
Bearbeiten Sie Ihren Standard-Einzelgesprächs-Ereignistyp
Halten Sie es einfach. Ein solider Ereignistyp reicht oft weit.
Aktualisieren Sie die Grundlagen:
- Ereignisname: Machen Sie ihn klar und freundlich (z. B. „Intro-Chat“)
- Dauer: Wählen Sie, was für diese Meeting-Art realistisch wirkt, falls die voreingestellten 30 Minuten zu kurz oder zu lang sind
Wählen Sie, wo Meetings stattfinden
Bestätigen Sie als Nächstes wo Ihre Meetings stattfinden werden. Wenn der Meeting-Ort Teil des Buchungsablaufs und der Bestätigung ist, müssen eingeladene Personen nie fragen „Wo ist der Link?“ oder „Wie lautet die Adresse?“, und Sie müssen ihn nicht jedes Mal manuell senden.
Ihr Meeting-Ort kann sein:
- Ein virtueller Meeting-Link (Zoom, Teams, Meet, Webex oder GoTo)
- Ein Telefonanruf (teilen Sie Ihre Nummer oder lassen Sie Ihre eingeladene Person ihre Nummer im Buchungsablauf eingeben)
- Ein persönlicher Ort (bieten Sie eine oder mehrere Optionen an, aus denen Ihre eingeladene Person wählen kann)
Tip
Wenn Sie unsicher sind, sind virtuelle Meetings ein guter Standard. Oder, bieten Sie mehrere Orte an und lassen Sie Ihre eingeladene Person bei der Buchung ihre Präferenz wählen.
Weitere Einstellungen für Ereignistypen (optional, aber hilfreich)
- Fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu, um Erwartungen zu setzen (z. B. Dieser 30‑minütige Einführungscall ist eine Gelegenheit, sich kennenzulernen, Fragen zu stellen und zu prüfen, wie wir zusammenarbeiten könnten)
- Fragen hinzufügen für Aufnahmedetails, Agenda-Präferenzen, Links, die sie vorher prüfen sollten, oder „Was würde dieses Meeting zu einem Erfolg machen?“
- Die Buchungsseite anpassen für Markenstimmigkeit und um Erwartungen an das Meeting zu setzen.
- Stornierungs- und Umbuchungslinks einfügen, um kurzfristiges Chaos zu reduzieren, indem eingeladenen Personen eine einfache Möglichkeit gegeben wird, ihre Buchung anzupassen, falls sich Pläne ändern, statt Ihnen jedes Mal eine E-Mail zu senden
Ereignistypen erklärt
Ereignistypen sind die Grundlage Ihrer Planungs-Einrichtung. Jede Art bietet ein anderes Buchungserlebnis, von einfachen Einzelgesprächen bis hin zu geteilter Teamverfügbarkeit. Die folgende Übersicht erklärt jede Option, damit Sie sicher die richtige wählen können.
Ereignistyp | Am besten für | Funktionsweise | Häufige Anwendungsfälle |
|---|---|---|---|
Einzelgespräch | Meetings zwischen zwei Personen | Eine eingeladene Person bucht direkt Zeit mit Ihnen basierend auf Ihrer Verfügbarkeit | Einführungsgespräche, Kunden-Check-ins, Interviews, Coaching-Sitzungen |
Gruppe | Ein Gastgeber, mehrere eingeladene Personen | Mehrere Personen können denselben Zeitslot buchen, bis die Kapazität erreicht ist | Webinare, Gruppentrainings, Sprechstunden |
Kollektiv | Mehrere Gastgeber zusammen | Die Verfügbarkeit wird nur angezeigt, wenn alle erforderlichen Gastgeber verfügbar sind | Podiumsdiskussionen, Meetings mit mehreren Stakeholdern |
Round Robin | Verteilung von Meetings innerhalb eines Teams | Calendly weist Meetings automatisch verfügbaren Teammitgliedern zu | Sales-Demos, Support-Anrufe, Aufnahmegespräche |
verwaltetes Ereignis | Standardisierte Ereignisse innerhalb eines Teams | Admins steuern die Ereigniseinstellungen, während Benutzer die Meetings durchführen | Konsistente Team-Planung, skalierte Abläufe |
Schritt 3: Legen Sie Ihre globale Calendly-Verfügbarkeit und Geschäftszeiten fest
Ihr Kalender sagt Calendly, wann Sie beschäftigt sind. Verfügbarkeit gibt Calendly an, wann Sie gebucht werden möchten. Das bedeutet, Sie können morgens Zeit für konzentrierte Arbeit reservieren, Meetings an bestimmten Tagen bündeln oder nur Kundenanrufe am Nachmittag anbieten.
Innerhalb Ihrer Verfügbarkeits-Einstellungen können Sie:
- Allgemeine Arbeitszeiten festlegen (z. B. 9–17 Uhr, Mo–Fr)
- Mittagspausen, Pausen oder Fokuszeiten blockieren
- Nationale Feiertage in den erweiterten Einstellungen aktivieren
Tip
Seien Sie bewusst mit Ihrer Verfügbarkeit. Wenn Sie morgens am produktivsten sind, öffnen Sie Ihre Calendly-Verfügbarkeit am Nachmittag, sodass Meetings besser zu Ihrem natürlichen Rhythmus passen.
Schritt 4: Konfigurieren Sie Buchungsregeln (Puffer, Dauer und Tageslimits)
Buchungsregeln schützen Ihren Zeitplan automatisch. Sie verhindern Ermüdung durch Back-to-Back-Meetings, reduzieren kurzfristige Überraschungen und helfen Ihnen, verfügbar zu bleiben, ohne den ganzen Tag preiszugeben. Für jeden Ihrer Ereignistypen können Sie Calendly-Puffer zwischen Meetings setzen, Meetingdauer-Einstellungen anpassen und tägliche Limits in Calendly festlegen.
- Puffer sind ideal, wenn Sie Vorbereitungszeit, Zeit für Notizen oder Übergänge zwischen Anrufen benötigen.
- Tageslimits helfen, Raum für fokussierte Arbeit zu halten und zu verhindern, dass „Meeting-Tage“ außer Kontrolle geraten.
- Die Dauer passt verschiedene Meeting‑Ziele an unterschiedliche Längen an: 15‑minütiges Meeting für schnelle Abstimmung, 30‑minütiges Meeting für Kennenlernen, 60‑minütiges Meeting für tiefgehende Arbeit.
Schritt 5: Testen Sie Ihre Einrichtung
Bevor Sie Ihren Link breit teilen, machen Sie einen kurzen Test, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert. Tests fangen die häufigsten Einrichtungsprobleme (falscher Kalender, falsche Zeitzone, ungenaue Verfügbarkeit) ab, bevor ein echter eingeladener Gast darauf stößt.
Eine einfache Vorgehensweise:
- Öffnen Sie Ihren Planungs-Link in einem Inkognito- oder Privatfenster
- Klicken Sie durch, als würden Sie ein Meeting mit sich selbst buchen
- Bestätigen Sie, dass Ihre verfügbaren Zeiten Ihrem Kalender entsprechen
Tip
Gehen Sie einen Schritt weiter und buchen Sie ein Testmeeting mit einer anderen E-Mail-Adresse, um sicherzustellen, dass die Bestätigungs-E-Mail ankommt und das Meeting in Ihrem Kalender erscheint.
Success
Herzlichen Glückwunsch — Ihr Calendly‑Konto und Ihr Ereignistyp sind korrekt eingerichtet (und getestet!). Jetzt, wo alles bereit ist, wird Ihr Calendly‑Link zur einfachsten Möglichkeit, vom „Wir sollten uns treffen“ zum „Es steht im Kalender“ zu gelangen.
Schritt 6: Teilen Sie Ihren Planungs‑Link
Nun sind Sie bereit, Meetings zu buchen. Ihr Planungs‑Link funktioniert am besten, wenn Sie ihn im richtigen Moment verwenden, genau dann, wenn das Planen ansteht. Hier sind einige gängige Situationen, in denen Calendly wirklich glänzt, egal ob Sie gerade antworten oder die Planung jederzeit verfügbar machen möchten:
- Verwenden Sie Zeitfenster anbieten, um anklickbare Meeting‑Optionen direkt in eine E‑Mail einzufügen, wenn jemand fragt: „Wollen wir uns treffen?“
- Verfügbarkeit teilen direkt aus Calendly, wenn ein Interessent eine Demo anfragt, damit er sofort buchen kann, solange das Interesse groß ist
- Fügen Sie Ihren Calendly‑Link in Ihre E‑Mail‑Signatur ein, damit die Planung in jedem Gespräch verfügbar ist
- Fügen Sie Ihren Planungs‑Link in Ihr LinkedIn‑Profil ein, damit Interessenten direkt nach dem Kennenlernen buchen können
Betten Sie Ihre Buchungsseite ein auf Ihrer Webseite ein, um Meetings aus eingehendem Interesse zu erfassen, auch außerhalb der Geschäftszeiten
Was kommt als Nächstes?
- Wählt eine für sie passende Zeit
- Prüft klare Angaben zum Ereignis und die Erwartungen
- Erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit Meeting-Informationen
- Hat einfache Optionen, um das Meeting umzubuchen oder zu kündigen (je nach Ihren Regeln)
Verwaltung geplanter Meetings
Sie finden alle anstehenden Ereignisse im Tab Meetings innerhalb von Calendly. Und falls Sie jemals etwas ändern müssen, können Sie Meetings umplanen oder Meetings absagen und eine Notiz hinterlassen.
Tip
Eingeladenen Personen das Umbuchen zu erlauben ist ein guter Standard, um Dinge flexibel und stressfrei für alle Beteiligten zu halten.
Nächste Schritte
Mit Ihrer Verfügbarkeit und den Ereignistypen sind Sie bereit, noch mehr Möglichkeiten zu entdecken, wie Calendly die Organisation Ihrer Meetings vereinfachen kann:
- Lassen Sie sich für Ihre Zeit bezahlen mit Zahlungsintegrationen
- Automatisieren Sie Folgeaktionen und Erinnerungen mit Workflows
Häufige Fragen
Check that your availability window is wide enough and that your connected calendar doesn’t have conflicts or all-day events that are showing you as “Busy.”
Make sure your default calendar is correctly set in your calendar integrations.
Calendly detects time zones automatically, but you can confirm this in your event type settings.
Add buffers, set daily meeting limits, or connect additional calendars to prevent conflicts.
Make sure all relevant calendars are connected and set to check for conflicts, and confirm the event type is not allowing overlapping bookings.