Calendly Workflows: So automatisieren Sie Meeting-E-Mails und SMS
Sie haben das Meeting gebucht. Und jetzt? Calendly Workflows helfen Ihnen, alle Nachrichten zu automatisieren, die vor und nach dem Meeting gesendet werden, sodass Sie Zeit sparen, die Sie sonst mit dem manuellen Versenden von E-Mails und SMS verbringen würden.
Diese Anleitung baut auf dem auf, was Sie bereits in Calendly eingerichtet haben, und zeigt Ihnen, wie Sie Workflows nutzen, um Nichterscheinen zu reduzieren, sicherzustellen, dass Sie nicht vergessen, eine Erinnerung oder ein Follow-up zu senden, und die Meeting-Kommunikation zu standardisieren, damit Ihre eingeladenen Personen eine konsistente Erfahrung haben.
Wie Calendly Workflows funktionieren (und was Sie mit dieser Anleitung einrichten werden)
Ein Workflow ist eine Reihe automatisierter E-Mails oder SMS-Nachrichten, die an ein Meeting gekoppelt sind. Wenn das Meeting geplant ist (oder bevorsteht oder abgeschlossen ist), wird der Workflow ausgelöst und sendet automatisch eine oder mehrere Nachrichten.
Dafür müssen Sie:
- Ein E-Mail-Konto verbinden (von dem die Nachricht gesendet wird)
- Einen Workflow einrichten (aus einer Vorlage oder eine eigene erstellen)
- Ihren Workflow einem Ereignistyp zuweisen
Calendly-Funktionen, die Sie nutzen werden
Die verschiedenen Arten von Meetings, denen Sie einen Workflow zuweisen können.
Automatisierungen, die durch Buchungsaktivitäten ausgelöst werden
Verbinden Sie Ihre E-Mail, um zu steuern, wie Nachrichten zugestellt werden
Schritt 1: Integrieren Sie Ihren E-Mail-Anbieter oder richten Sie SMS-Benachrichtigungen ein
Obwohl Calendly E-Mails von seiner Standardadresse (notifications@calendly.com) senden kann, ist es möglich, dass diese im Spam landen oder von Ihrer eingeladenen Person nicht erkannt werden.
Um die Zustellbarkeit zu verbessern und damit Nachrichten so wirken, als kämen sie von Ihnen, empfehlen wir dringend, Ihren E-Mail-Anbieter zu verbinden, damit Calendly Nachrichten in Ihrem Namen senden kann. Calendly unterstützt derzeit Gmail und Outlook.
SMS-Benachrichtigungen einrichten
Calendly kann SMS-Erinnerungen und -Benachrichtigungen senden, um Nichterscheinen zu reduzieren und Meetings präsent zu halten, selbst wenn Sie von Ihrem Telefon aus oder unterwegs statt am Schreibtisch arbeiten.
Gastgeber können SMS-Benachrichtigungen aktivieren, indem sie bei der Einrichtung des Workflows ihre Telefonnummer eingeben und verifizieren, während eingeladene Personen beim Buchungsprozess automatisch aufgefordert werden, eine Nummer anzugeben, damit sie ebenfalls Erinnerungen erhalten können.
Schritt 2: Vorgefertigte Workflows überprüfen
Calendly enthält fertige Workflow-Vorlagen, die vollständig bearbeitbar sind und die häufigsten Kontaktpunkte rund um Meetings abdecken. Diese Calendly-Workflow-Vorlagen spiegeln Best Practices für den Zeitpunkt von Erinnerungen wider, können aber jederzeit an Ihr Unternehmen angepasst werden.
Beliebteste Workflows
Vorlagenname | Was es bewirkt | Am besten geeignet für |
E-Mail-Erinnerung an eingeladene Person | Sendet eine Erinnerungs-E-Mail 1 Tag vor dem Meeting | Alle Ereignistypen |
SMS an eingeladene Person zur Bestätigung senden | Sendet 1 Stunde vor dem Termin eine SMS mit einem Link, um die Teilnahme zu bestätigen | Bezahlte Ereignisse, Schulungen, Webinare |
E-Mail mit zusätzlichen Ressourcen | Sendet 4 Stunden nach Ende des Meetings Links zu Ressourcen | Vertrieb, Beratungsgespräche |
E-Mail an Nichterscheinende, um eine neue Zeit zu buchen | Sendet einen Planungs-Link, um eine neue Zeit zu buchen, nachdem eingeladene Personen als Nichterscheinende markiert wurden | Schulungen, Demos, Interviews |
Sie können diese mit nur wenigen Klicks so aktivieren, wie sie sind, oder sie an Ihre Bedürfnisse anpassen, z. B. die Betreffzeile der E-Mail freundlicher formulieren, Anleitungen oder andere hilfreiche Informationen an die E-Mail anhängen oder Links hinzufügen, mit denen Ihre eingeladene Person stornieren oder neu planen kann.
Tip
Beginnen Sie mit dem Moment, der Ihnen den meisten manuellen Aufwand bereitet (Nichterscheinen, Vorbereitungslogistik oder Follow-ups). Ein Workflow kann mehrere Hin- und Her-Nachrichten überflüssig machen.
Schritt 3: Erstellen Sie Ihren eigenen Workflow (optional)
Finden Sie nicht, was Sie in den Workflow-Vorlagen suchen? Keine Sorge, einen benutzerdefinierten Workflow zu erstellen ist ganz einfach.
Calendly Workflows bestehen aus zwei Teilen – einem Auslöser (wann der Workflow ausgeführt wird) und einer Aktion (was passiert). Beim Erstellen der Aktion in Ihrem Workflow können Sie Variablen hinzufügen (z. B. Name der eingeladenen Person oder Ereignistyp), um jede Nachricht zu personalisieren; Links zu Dokumenten, Formularen oder anderen Ressourcen einfügen; und auswählen, ob Ihre Workflows per E-Mail oder SMS gesendet werden.
Sie können die Kommunikation an das Ziel des Meetings anpassen: Verkaufsgespräche erhalten Vorbereitungsfragen, Interviews erhalten logistische Informationen, Kundentermine erhalten Erinnerungen.
Weisen Sie Ihren Workflow zu
Nachdem Sie Ihren Workflow erstellt haben, weisen Sie ihn unbedingt einem oder mehreren Ereignistypen zu. Workflows laufen nicht global über Ihr Calendly-Konto, sodass Sie Nachrichten für verschiedene Meetings anpassen können.
Schritt 4: Testen Sie Ihren Workflow
Wie bei Planung und Zahlungen ist Testen wichtig, und es ist immer am besten zu verstehen, wie sich Ihre Workflows verhalten werden.
Der einfachste Weg:
- Erstellen Sie eine Testbuchung mit Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse
- Bestätigen Sie, dass jede E-Mail oder SMS zur erwarteten Zeit gesendet wird
- Vorschau, wie Variablen dargestellt werden (z. B. „Hi Megan“ statt „Hi {{invitee.first_name}}“)
- Überprüfen Sie auf Tippfehler oder defekte Links
Häufige Fragen
Überprüfen Sie die Zuweisung des Ereignistyps und stellen Sie sicher, dass das Timing nicht verpasst wurde (z. B. Buchung zu nah am Meeting).
Versuchen Sie, Ihren eigenen E-Mail-Anbieter zu verbinden, um die Zustellbarkeit zu verbessern.
Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekten Variablen verwenden. Prüfen Sie außerdem auf Tippfehler oder fehlende Klammern.