Comment planifier des réunions étape par étape
Bienvenue à bord ! Ce guide de configuration Calendly vous permettra de démarrer rapidement et correctement, afin que vous puissiez commencer à Réserver des réunions sans tout le va-et-vient. Quelques petits choix ici rendront l'utilisation de Calendly fluide, et non pas un outil auquel vous devez constamment rester attentif.
Comment fonctionne Calendly (et ce que vous allez configurer avec ce guide)
Pensez à Calendly comme à votre assistant personnel de planification. Il analyse votre calendrier et vos règles, montre aux gens quand vous êtes Disponible, et leur permet de réserver une réunion à partir de vos créneaux disponibles.
Pour que cela fonctionne, vous devrez :
- Connecter au moins un calendrier (pour éviter toute double réservation)
- Créer un Type d'événement (le type de réunion que les personnes peuvent réserver)
- Définir la Disponibilité et les règles de réservation (quand Calendly peut afficher votre calendrier comme ouvert et comment la planification doit se comporter)
Ce tutoriel pas à pas de Calendly vous montre comment utiliser Calendly pour les réunions, depuis la configuration des types d'événements jusqu'au partage de votre lien de planification.
Fonctionnalités de Calendly que vous utiliserez
Connectez votre Calendrier afin que Calendly sache quand vous êtes occupé.
Les différents types de réunions que les gens peuvent réserver
Les créneaux horaires parmi lesquels les Invités peuvent choisir pour réserver
Le lien que vous partagerez et qui permet aux autres de réserver du temps avec vous
Étape 1 : Connectez votre calendrier
Votre première étape consiste à connecter votre Calendrier (Google Agenda, Outlook/Office365 ou Exchange), dans l'onglet Intégrations et applications.
Calendly utilise cet accès au calendrier pour masquer automatiquement les moments où vous êtes déjà réservé et pour garder votre Disponibilité à jour, afin que vous puissiez partager votre lien en toute confiance sans vérifier votre calendrier au préalable.
Tip
Si vous gérez plusieurs calendriers (par exemple, un pour le travail et un autre pour le personnel), connecter les deux empêche quelqu'un de réserver pendant l'heure du ramassage à l'école, des périodes de voyage ou du temps de concentration que vous protégez sur un calendrier séparé.
Étape 2 : Créez un Type d'événement (explication des Types d'événement Calendly)
Un Type d'événement est le type de réunion que vous souhaitez planifier. Lorsque vous créez un Type d'événement dans Calendly, vous définissez le fonctionnement de cette réunion en configurant :
- Le nom de la réunion
- Durée
- Emplacement
- Disponibilité
- Règles de réservation
Une fois ces éléments définis, chaque réservation suit les mêmes règles afin que vous ne réinventiez pas la roue à chaque réunion. Lors de votre première inscription, Calendly crée pour vous un Type d'événement en privé de 30 minutes. C'est sur cela que nous nous concentrerons ici.
Modifiez votre Type d'événement 1:1 par défaut
Commencez simple. Un Type d'événement solide suffit souvent.
Mettez à jour les éléments de base :
- Nom de l'événement : Rendez-le clair et accueillant (par ex. «Discussion d'introduction»)
- Durée : Choisissez ce qui vous semble réaliste pour ce type de réunion si la durée par défaut de 30 minutes paraît trop courte ou trop longue
Choisissez où les réunions auront lieu
Ensuite, confirmez où vos réunions auront lieu. En faisant de l'emplacement de la réunion une partie du flux de réservation et de la confirmation, les invités n'ont jamais à demander «Où est le lien ?» ou «Quelle est l'adresse ?», et vous n'avez pas à l'envoyer manuellement à chaque fois.
L'emplacement de votre réunion peut être :
- Un lien de réunion virtuelle (Zoom, Teams, Meet, Webex ou GoTo)
- Un appel téléphonique (partagez votre numéro ou demandez à votre invité de saisir le sien lors du processus de réservation)
- Un lieu en personne (proposez un ou plusieurs emplacements que votre invité pourra sélectionner)
Tip
Si vous n'êtes pas sûr, les réunions virtuelles constituent un excellent choix par défaut. Ou, proposez plusieurs emplacements et laissez votre invité sélectionner sa préférence lors de la réservation.
Paramètres supplémentaires du Type d'événement (optionnels, mais utiles)
- Incluez une courte explication dans la description pour fixer les attentes (par ex. Cette réunion d'introduction de 30 minutes est un moment pour se connecter, poser des questions et explorer comment nous pourrions travailler ensemble)
- Ajouter des questions pour les informations d'admission, les préférences d'ordre du jour, des liens à consulter à l'avance, ou «ce qui ferait de cette réunion une réussite ?»
- Personnaliser la page de réservation pour la cohérence de la marque et pour préciser les attentes concernant la réunion.
- Inclure des liens d'annulation et de replanification pour réduire le chaos de dernière minute en permettant aux invités d'ajuster facilement leur réservation si les plans changent, au lieu de devoir vous envoyer un e-mail.
Types d'événement expliqués
Les Types d'événement sont la base de votre configuration de planification. Chaque type propose une expérience de réservation différente, des simples réunions En privé aux disponibilités d'équipe partagées. Le tableau ci‑dessous détaille chaque option pour que vous puissiez choisir en toute confiance celle qui convient.
Type d'événement | Idéal pour | Comment ça marche | Cas d'utilisation courants |
|---|---|---|---|
En privé | Réunions entre deux personnes | Un Invité réserve du temps directement avec vous en fonction de votre disponibilité | Appels d'introduction, points de suivi client, entretiens, séances de coaching |
Groupe | Un organisateur, plusieurs invités | Plusieurs personnes peuvent réserver le même créneau horaire jusqu'à ce que la capacité soit atteinte | Webinaires, formations de groupe, permanences |
Collectif | Plusieurs organisateurs ensemble | La disponibilité n'est affichée que lorsque tous les organisateurs requis sont disponibles | Entretiens en panel, réunions avec de multiples parties prenantes |
Round robin | Répartition des réunions au sein d'une équipe | Calendly attribue automatiquement les réunions aux membres d'équipe disponibles | Démonstrations commerciales, appels de support, réunions d'accueil |
Événement géré | Événements standardisés au sein d'une équipe | Les Administrateurs contrôlent les paramètres des événements tandis que les utilisateurs organisent les réunions | Planification cohérente pour l'équipe, opérations à grande échelle |
Étape 3 : Définissez votre Disponibilité globale dans Calendly et vos heures de travail
Votre calendrier indique à Calendly quand vous êtes occupé. Disponibilité indique à Calendly quand vous souhaitez être réservé. Cela signifie que vous pouvez garder les matinées pour le travail de concentration, regrouper les réunions certains jours, ou n'offrir des appels clients que l'après-midi.
Dans vos paramètres de Disponibilité, vous pouvez :
- Définir des heures de travail générales (par ex. 9h–17h, du lun. au ven.)
- Bloquer le déjeuner, les pauses ou le temps de concentration
- Activer les jours fériés nationaux dans les paramètres avancés
Tip
Soyez intentionnel avec votre Disponibilité. Si vous êtes plus productif le matin, configurez votre Disponibilité dans Calendly pour qu'elle soit ouverte l'après-midi afin que les réunions s'adaptent à votre rythme naturel.
Étape 4 : Configurez les règles de réservation (tampons, durée et limites quotidiennes)
Les règles de réservation protègent automatiquement votre planning. Elles évitent la fatigue due aux réunions enchaînées, réduisent les surprises de dernière minute et vous aident à rester Disponible sans sacrifier toute votre journée. Pour chacun de vos Types d'événement, vous pouvez définir des temps de Tampon entre les réunions, ajuster les paramètres de durée et limiter le nombre de réunions quotidiennes dans Calendly.
- Les Tampons sont parfaits lorsque vous avez besoin de temps de préparation, de prise de notes ou de transitions entre les appels.
- Les limites quotidiennes aident à garder de l'espace pour le travail concentré et à éviter que les «journées de réunion» ne deviennent ingérables.
- La Durée adapte les objectifs des réunions à différentes longueurs (Réunion de 15 minutes pour un alignement rapide, Réunion de 30 minutes pour la découverte, Réunion de 60 minutes pour un travail approfondi).
Étape 5 : Testez votre configuration
Avant de partager largement votre lien, faites un test rapide pour vous assurer qu'il fonctionne comme prévu. Les tests détectent les problèmes de configuration les plus courants (mauvais calendrier, fuseau horaire incorrect, Disponibilité inexacte) avant qu'un véritable invité ne les rencontre.
Un moyen simple de procéder :
- Ouvrez votre lien de planification dans une fenêtre de navigation privée ou en mode incognito
- Parcourez le processus comme si vous réserviez une réunion avec vous‑même
- Confirmez que vos créneaux disponibles correspondent à votre planning
Tip
Allez plus loin et réservez une réunion test en utilisant une autre adresse e‑mail pour vous assurer que l'e‑mail de confirmation arrive et que la réunion apparaît dans votre calendrier.
Success
Félicitations pour avoir un Compte Calendly et un Type d'événement correctement configurés (et testés !). Maintenant que tout est en place, votre lien de planification Calendly devient le moyen le plus simple de passer de «On devrait se rencontrer» à «C'est dans le calendrier».
Étape 6 : Partagez votre lien de planification
Vous êtes maintenant prêt à Réserver des réunions. Votre lien de planification fonctionne mieux si vous l'utilisez sur le moment, au moment même où la planification se présente. Voici quelques scénarios courants où Calendly brille vraiment, que vous répondiez sur le moment ou rendiez la planification toujours disponible :
- Utilisez proposer des créneaux horaires pour insérer directement dans un e‑mail des options de réunion cliquables lorsqu'on vous demande «Vous voulez qu'on se rencontre ?»
- Partagez votre disponibilité directement depuis Calendly lorsqu'un prospect demande une démo pour réserver immédiatement tant que l'intérêt est élevé
- Collez votre lien de planification Calendly dans votre signature d'e‑mail pour rendre la planification disponible dans chaque conversation
- Incluez votre lien de planification sur votre profil LinkedIn afin que les prospects puissent réserver directement après avoir découvert votre profil
Intégrez votre page de réservation sur votre site web pour capter des réunions provenant d'un intérêt entrant, même en dehors des heures de travail
Et ensuite ?
- Sélectionne un créneau horaire qui lui convient
- Consulte des détails clairs sur l'événement et les attentes
- Reçoit un E-mail de confirmation contenant les informations de la réunion
- Dispose d'options simples pour reprogrammer ou annuler (selon vos règles)
Gérer les réunions planifiées
Vous trouverez tous les événements à venir dans l'onglet Réunions de Calendly. Et, si vous devez effectuer un changement, vous pouvez replanifier des réunions ou annuler des réunions et fournir une note.
Tip
Autoriser les invités à replanifier est une bonne option par défaut pour garder les choses flexibles et sans stress pour toutes les personnes concernées.
Prochaines étapes
Avec votre Disponibilité et vos Types d'événement en place, vous êtes prêt à explorer encore plus de façons dont Calendly peut simplifier la gestion de vos réunions :
- Faites-vous payer pour votre temps grâce aux intégrations de paiement
- Automatisez les suivis et les rappels avec Flux de travail
Questions fréquentes
Check that your availability window is wide enough and that your connected calendar doesn’t have conflicts or all-day events that are showing you as “Busy.”
Make sure your default calendar is correctly set in your calendar integrations.
Calendly detects time zones automatically, but you can confirm this in your event type settings.
Add buffers, set daily meeting limits, or connect additional calendars to prevent conflicts.
Make sure all relevant calendars are connected and set to check for conflicts, and confirm the event type is not allowing overlapping bookings.