Pagos de Calendly: Cómo aceptar pagos por reuniones reservadas
Conseguir que alguien reserve tiempo contigo ya es un logro… que te paguen por ese tiempo antes de que la reunión tenga lugar es aún mejor.
Con los pagos de Calendly, puedes cobrar por reuniones o citas por adelantado para eliminar los dolores de cabeza de la facturación. Esta guía se basa en la guía de configuración de Calendly y te guía paso a paso para conectar tu cuenta existente de Stripe o PayPal, de modo que puedas aceptar pagos por reuniones usando Calendly.
Cómo funcionan los pagos en Calendly (y lo que configurarás con esta guía)
Considera los pagos en Calendly como una forma de automatizar las reuniones pagadas, eliminando facturas separadas y correos de seguimiento. Las integraciones de pago de Calendly permiten que la programación y el pago ocurran en un único flujo fluido, con Calendly gestionando la lógica de programación y un proveedor de pagos seguro procesando la transacción.
Para que eso ocurra, necesitarás:
- Conectar un proveedor de pagos (para que puedas cobrar)
- Crear un Tipo de evento de pago (el tipo de reunión por el que cobrarás)
Funciones de Calendly que usarás
Los distintos tipos de reuniones que las personas pueden reservar, para las cuales puedes exigir el pago durante el proceso de reserva.
La conexión entre Calendly y su proveedor de pagos (Stripe o PayPal)
Paso 1: Conectar un proveedor de pagos
Tu primer paso es conectar tu Stripe o PayPal existentes a Calendly para empezar a aceptar pagos. Con esta configuración, los pagos pasan a formar parte del flujo de reserva: los invitados pagan mientras hacen la reserva y tú dejas de gestionar facturas, enlaces o recordatorios manuales.
Security note
Calendly no almacena los datos de pago. Todas las transacciones se procesan de forma segura a través de tu proveedor, manteniendo protegidos tanto a ti como a tus invitados.
Paso 2: Crear un Tipo de evento de pago
Una vez que tu proveedor de pagos esté conectado, puedes crear un nuevo Tipo de evento de pago o convertir un Tipo de evento existente en uno de pago.
Si ya tienes un Tipo de evento funcional de la guía de configuración de Calendly, convertirlo suele ser lo más rápido. Desde el editor del Tipo de evento, puedes activar la opción «Requerir pago para reservar esta reunión» en Pago, establecer tu precio y moneda, e incluir términos de pago opcionales.
Tip
Exigir el pago al reservar reduce las ausencias y establece expectativas claras desde el principio para todos los implicados.
Ajusta el Tipo de evento para una experiencia de pago
Como hay dinero de por medio, la claridad importa. Piensa en tu Tipo de evento como tu «página de pago», no solo como un título de reunión. Un nombre y descripciones claros del evento reducen las preguntas relacionadas con el pago y garantizan que los invitados entiendan qué están comprando antes de llegar al proceso de pago.
Algunas buenas prácticas a implementar incluyen:
- Utiliza el nombre del evento para reforzar el valor (p. ej., «Sesión de estrategia de 60 minutos»)
- Explica lo que el invitado debe esperar en la descripción (p. ej., «Recibirás asesoramiento personalizado, recursos y un correo electrónico de seguimiento»)
- Evita sorpresas; debe ser obvio qué están pagando
Paso 3: Comunica tus políticas de pago
Las políticas de pago eliminan la ambigüedad cuando los planes cambian. Eso significa menos conversaciones incómodas sobre reembolsos y menos excepciones puntuales que gestionar manualmente. Establece las expectativas desde el principio definiendo qué ocurre si alguien cancela, reprograma o solicita un reembolso.
Los mejores lugares para comunicar estas políticas son dentro del Tipo de evento en «Términos de pago» y en tu correo de confirmación. Si un invitado entiende las reglas desde el principio, será mucho menos probable que quede insatisfecho después.
Tip
Para la mayoría de los usuarios, estos ajustes funcionan bien: exigir pago, permitir reembolsos por cancelación con 24 horas de aviso y permitir reprogramaciones sin cargo adicional.
Paso 4: Prueba tu configuración
Antes de publicar, prueba tu configuración para asegurarte de que todo funcione sin problemas.
La forma más fácil:
- Abre el enlace de tu Tipo de evento de pago en una ventana de navegador privada
- Usa un email personal y una tarjeta de crédito de prueba para reservar una reunión
- Asegúrate de que:
- El pago se procesa correctamente
- Recibes el correo de confirmación
- El evento aparece en tu calendario
Tip
Para Stripe, puedes realizar un pago de prueba de Calendly con los números de tarjeta de prueba de Stripe. Para PayPal, prueba enviando un pequeño pago desde una segunda cuenta.
Paso 5: Comparte tu enlace de programación de pago
Una vez que hayas probado, estás listo para que te reserven y te paguen con el enlace de tu Tipo de evento de pago.
Formas populares de usarlo:
- Envía por email o mensaje de texto tu enlace a clientes potenciales
- Agrégalo a tu firma de email
- Usa ofrecer espacios de tiempo para añadir opciones clicables directamente en un email
- Compartir disponibilidad directamente desde Calendly
- Integrar tu página de reservas en tu sitio web
¿Qué ocurre después?
- Selecciona una hora
- Completa el pago
- Recibe un email de confirmación con los detalles de la reunión
- Tiene opciones claras para reprogramar o cancelar (según sus reglas)
Gestionar reuniones pagadas
Desde tu pestaña Reuniones dentro de Calendly, puedes:
- Ver reservas pagadas pasadas y próximas
- Cancelar o reprogramar eventos (nota: los reembolsos deben gestionarse a través de tu proveedor de pagos)
Preguntas frecuentes
Revisa tu panel de Stripe/PayPal. La reservación no se completará a menos que el pago se realice correctamente.
Asegúrate de hacer clic en “Guardar y cerrar” después de editar el precio en el editor de Tipo de evento. Luego abre tu página de reserva en una ventana de incógnito para comprobar que ahora se muestra el precio correcto.
Utilice su panel de Stripe o PayPal para exportaciones detalladas.