Flujos de trabajo de Calendly: Cómo automatizar correos electrónicos y mensajes de texto de reuniones
Reservaste la reunión. ¿Y ahora qué? Los flujos de trabajo de Calendly te ayudan a automatizar todos los mensajes que se envían antes y después de la reunión, para que puedas ahorrar el tiempo que de otro modo gastarías enviando emails y SMS manualmente.
Esta guía se basa en lo que ya configuraste en Calendly y te muestra cómo usar los flujos de trabajo para ayudarte a reducir las ausencias, asegurarte de no olvidar enviar un recordatorio o seguimiento, y estandarizar las comunicaciones de las reuniones para que tus invitados tengan una experiencia coherente.
Cómo funcionan los flujos de trabajo de Calendly (y lo que configurarás con esta guía)
Un flujo de trabajo es un conjunto de emails o mensajes SMS automatizados vinculados a una reunión. Cuando la reunión se programa (o se acerca, o se completa), el flujo de trabajo se activa y envía uno o más mensajes automáticamente.
Para que eso ocurra, necesitarás:
- Conectar una cuenta de email (desde la cual se enviará el mensaje)
- Configurar un flujo de trabajo (desde una plantilla o crear uno propio)
- Asignar tu flujo de trabajo a un Tipo de evento
Funciones de Calendly que usarás
Los diferentes tipos de reuniones a los que puedes asignar un flujo de trabajo
Automatizaciones activadas por la actividad de reserva
Conecta tu email para controlar cómo se entregan los mensajes
Paso 1: Integra tu proveedor de email o configura notificaciones por SMS
Aunque Calendly puede enviar emails desde su dirección predeterminada (notifications@calendly.com), es posible que estos terminen en la carpeta de spam o que tu invitado no los reconozca.
Para mejorar la entrega de los mensajes y para que parezcan enviados por ti, recomendamos encarecidamente conectar tu proveedor de email para que Calendly pueda enviar mensajes en tu nombre. Calendly actualmente es compatible con Gmail y Outlook.
Configuración de notificaciones SMS (mensaje de texto)
Calendly puede enviar recordatorios y notificaciones por SMS para ayudar a reducir las ausencias y mantener las reuniones presentes, incluso si trabajas desde tu teléfono o estás en movimiento en lugar de estar en un escritorio.
Los organizadores pueden habilitar notificaciones por SMS ingresando y verificando su número de teléfono al configurar el flujo de trabajo, mientras que a los invitados se les solicita automáticamente que proporcionen un número durante la reserva para que también puedan recibir recordatorios.
Paso 2: Revisar los flujos de trabajo listos para usar
Calendly incluye plantillas de flujos de trabajo listas que son totalmente editables y cubren los puntos de contacto más comunes de una reunión. Estas plantillas de flujos de trabajo de Calendly reflejan las mejores prácticas para la programación de recordatorios, pero siempre puedes editarlas para adaptarlas a tu negocio.
Flujos de trabajo más populares
Nombre de la plantilla | Qué hace | Mejor para |
Recordatorio por email para el invitado | Envía un email recordatorio 1 día antes de la reunión | Todos los tipos de evento |
Enviar un SMS al invitado para reconfirmar | Envía un mensaje de texto con un enlace para confirmar la asistencia 1 hora antes | Eventos de pago, capacitaciones, webinars |
Enviar por email recursos adicionales | Enviar enlaces a recursos 4 horas después de que termine la reunión | Ventas, consultas |
Enviar un email a los ausentes para que reserven un nuevo horario | Envía un enlace de programación para reservar un nuevo horario después de que los invitados sean marcados como ausentes | Capacitaciones, demostraciones, entrevistas |
Puedes activarlos tal cual con solo unos clics o personalizarlos para adaptarlos a tus necesidades, por ejemplo actualizar la línea de asunto del email a un tono más amable, adjuntar instrucciones u otra información útil al email, o incluir enlaces para que tu invitado cancele o reprograme.
Tip
Empieza por el momento que te genera más trabajo manual (ausencias, logística de preparación o seguimientos). Un flujo de trabajo puede eliminar múltiples intercambios de ida y vuelta.
Paso 3: Crea tu propio flujo de trabajo (opcional)
¿No encuentras lo que buscas en las plantillas de flujos de trabajo? No te preocupes, crear un flujo de trabajo personalizado es muy sencillo.
Los flujos de trabajo de Calendly se componen de dos partes: un disparador (cuándo se ejecuta el flujo de trabajo) y una acción (lo que ocurre). Al crear la acción en tu flujo de trabajo, puedes añadir variables (por ejemplo, nombre del invitado o Tipo de evento) para personalizar cada mensaje; incluir enlaces a documentos, formularios u otros recursos; y elegir si tus flujos de trabajo se envían por email o SMS.
Puedes adaptar la comunicación al objetivo de la reunión: las llamadas de ventas reciben preguntas de preparación, las entrevistas reciben información logística, las sesiones con clientes reciben recordatorios.
Asignar tu flujo de trabajo
Después de crear tu flujo de trabajo, asegúrate de asignarlo a uno o más Tipos de evento. Los flujos de trabajo no se ejecutan de forma global en tu cuenta de Calendly, de modo que puedes adaptar los mensajes para diferentes reuniones.
Paso 4: Prueba tu flujo de trabajo
Al igual que con la programación y los pagos, las pruebas importan, y siempre es mejor entender cómo se comportarán tus flujos de trabajo.
La forma más sencilla:
- Crea una reserva de prueba con tu email personal
- Confirma que cada email o SMS se envíe en el momento esperado
- Previsualiza cómo se muestran las variables (por ejemplo, “Hola Megan” en lugar de “Hola {{invitee.first_name}}”)
- Comprueba si hay errores tipográficos o enlaces rotos
Preguntas frecuentes
Comprueba la asignación del Tipo de evento y asegúrate de que no se haya pasado el horario (p. ej., reserva demasiado cerca de la Reunión).
Intente conectar su propio proveedor de correo electrónico para mejorar la capacidad de entrega.
Asegúrate de usar las Variables correctas. Además, revisa si hay errores tipográficos o corchetes faltantes.