Calendly Flux de travail : Comment automatiser les e-mails et SMS liés aux réunions
Vous avez réservé la réunion. Et après ? Les Flux de travail Calendly vous aident à automatiser tous les messages qui ont lieu avant et après la réunion, afin que vous puissiez gagner du temps autrement passé à envoyer manuellement des E-mails et des SMS.
Ce guide s'appuie sur ce que vous avez déjà configuré dans Calendly et vous montre comment utiliser les Flux de travail pour réduire les absences, vous assurer de ne pas oublier d'envoyer un rappel ou un suivi, et standardiser les communications de réunion afin que vos Invités bénéficient d'une expérience cohérente.
Comment fonctionnent les Flux de travail Calendly (et ce que vous allez configurer avec ce guide)
Un Flux de travail est un ensemble d'E-mails ou de messages SMS automatisés liés à une réunion. Lorsque la réunion est programmée (ou approche, ou est terminée), le Flux de travail se déclenche et envoie automatiquement un ou plusieurs messages.
Pour que cela fonctionne, vous devrez :
- Connecter un compte E-mail (pour envoyer le message depuis)
- Configurer un Flux de travail (à partir d'un modèle ou créez le vôtre)
- Assigner votre Flux de travail à un Type d'événement
Fonctionnalités de Calendly que vous utiliserez
Les différents types de réunions auxquels vous pouvez attribuer un Workflow
Automatisations déclenchées par l'activité de réservation
Connectez votre E-mail pour contrôler la façon dont les messages sont envoyés.
Étape 1 : Intégrez votre fournisseur de messagerie ou configurez les notifications SMS
Bien que Calendly puisse envoyer des E-mails depuis son adresse par défaut (notifications@calendly.com), il est possible qu'ils arrivent dans les spams ou ne soient pas reconnus par votre Invité.
Pour améliorer la délivrabilité des messages et pour qu'ils donnent l'impression de provenir de vous, nous vous recommandons vivement connecter votre fournisseur de messagerie afin que Calendly puisse envoyer des messages en votre nom. Calendly prend actuellement en charge Gmail et Outlook.
Configuration des notifications SMS (texto)
Calendly peut envoyer des rappels et des notifications par SMS pour aider à réduire les absences et garder les réunions à l'esprit, même si vous travaillez depuis votre téléphone ou êtes en déplacement plutôt qu'à un bureau.
Les organisateurs peuvent activer les notifications SMS en saisissant et en vérifiant leur numéro de téléphone lors de la configuration du Flux de travail, tandis que les Invités sont automatiquement invités à fournir un numéro lors de la réservation afin de recevoir également des rappels.
Étape 2 : Passez en revue les Flux de travail prêts à l'emploi
Calendly inclut des modèles de Flux de travail prêts à l'emploi, entièrement modifiables et couvrant les points de contact les plus courants autour des réunions. Ces modèles de Flux de travail Calendly reflètent les bonnes pratiques pour le calendrier des rappels, mais vous pouvez toujours les modifier pour les adapter à votre activité.
Flux de travail les plus populaires
Nom du modèle | Ce qu'il fait | Idéal pour |
E-mail de rappel à l'Invité | Envoie un E-mail de rappel 1 jour avant la réunion | Tous les types d'événement |
Envoyer un SMS à l'Invité pour reconfirmer | Envoie un SMS avec un lien pour confirmer la présence 1 heure à l'avance | Événements payants, formations, webinaires |
E-mail : ressources supplémentaires | Envoie des liens vers des ressources 4 heures après la fin de la réunion | Ventes, consultations |
E-mail aux absents pour réserver un nouveau créneau | Envoie un lien de planification pour réserver un nouveau créneau après que les Invités ont été marqués comme absents | Formations, démos, entretiens |
Vous pouvez les activer telles quelles en quelques clics ou les personnaliser pour répondre à vos besoins, par exemple en mettant à jour l'objet de l'E-mail pour un ton plus convivial, en joignant des instructions ou d'autres informations utiles à l'E-mail, ou en incluant des liens permettant à votre Invité d'annuler ou de replanifier.
Tip
Commencez par le moment qui vous demande le plus de travail manuel (absences, logistique de préparation ou suivis). Un seul flux de travail peut éliminer plusieurs échanges aller‑retour.
Étape 3 : Créez votre propre Flux de travail (optionnel)
Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez dans les modèles de Flux de travail ? Ne vous inquiétez pas, créer un Flux de travail personnalisé est très simple.
Les Flux de travail Calendly sont composés de deux parties – un déclencheur (quand le Flux de travail s'exécute) et une action (ce qui se passe). Lors de la création de l'action dans votre Flux de travail, vous pouvez ajouter des variables (par exemple, le nom de l'Invité ou le Type d'événement) pour personnaliser chaque message ; inclure des liens vers des documents, des formulaires ou d'autres ressources ; et choisir si vos Flux de travail sont envoyés par E-mail ou par SMS.
Vous pouvez adapter la communication à l'objectif de la réunion : les appels commerciaux reçoivent des questions de préparation, les entretiens reçoivent des informations logistiques, les sessions client reçoivent des rappels.
Assigner votre Flux de travail
Après avoir créé votre Flux de travail, veillez à l'assigner à un ou plusieurs Types d'événement. Les Flux de travail ne s'exécutent pas globalement sur votre Compte Calendly, ce qui vous permet d'adapter les messages pour différentes réunions.
Étape 4 : Testez votre Flux de travail
Comme pour la planification et les paiements, les tests sont importants, et il est toujours préférable de comprendre comment vos Flux de travail se comporteront.
La méthode la plus simple :
- Créez une réservation de test avec votre E-mail personnel
- Confirmez que chaque E-mail ou SMS est envoyé au moment prévu
- Prévisualisez le rendu des variables (par ex., "Bonjour Megan" au lieu de "Bonjour {{invitee.first_name}}")
- Vérifiez les fautes de frappe ou les liens cassés
Questions fréquentes
Vérifiez l'affectation du Type d'événement et assurez-vous que le délai requis n'a pas été dépassé (par exemple, réservation trop proche de la réunion).
Essayez de connecter votre propre fournisseur d'E-mail pour améliorer la délivrabilité.
Assurez-vous d'utiliser les Variables correctes. Vérifiez également qu'il n'y ait pas de fautes de frappe ou de crochets manquants.