Fluxos de trabalho do Calendly: Como automatizar e-mails e mensagens de texto para reuniões
Você agendou a reunião. E agora? Os Fluxos de trabalho do Calendly ajudam você a automatizar todas as mensagens que acontecem antes e depois da reunião, para que você possa economizar o tempo que gastaria enviando e-mails e mensagens de texto manualmente.
Este guia se baseia no que você já configurou no Calendly e mostra como usar Fluxos de trabalho para ajudar a reduzir os não comparecimentos, garantir que você não esqueça de enviar um lembrete ou acompanhamento e padronizar as comunicações de reunião para que seus convidados tenham uma experiência consistente.
Como os Fluxos de trabalho do Calendly funcionam (e o que você irá configurar com este guia)
Um fluxo de trabalho é um conjunto de e-mails automatizados ou mensagens SMS vinculadas a uma reunião. Quando a reunião é agendada (ou está se aproximando, ou foi concluída), o fluxo de trabalho é acionado e envia uma ou mais mensagens automaticamente.
Para que isso aconteça, você precisará:
- Conectar uma conta de e-mail (para enviar as mensagens)
- Configurar um fluxo de trabalho (a partir de um modelo ou criar o seu próprio)
- Atribuir seu fluxo de trabalho a um Tipo de evento
Funcionalidades do Calendly que você usará
Os diferentes tipos de reuniões aos quais você pode atribuir um fluxo de trabalho
Automações acionadas por atividade de agendamento
Conecte seu e-mail para controlar como as mensagens são entregues
Passo 1: Integre seu provedor de e-mail ou configure notificações por SMS
Embora o Calendly possa enviar e-mails do seu endereço padrão (notifications@calendly.com), é possível que eles acabem na pasta de spam ou não sejam reconhecidos pelo seu convidado.
Para melhorar a entregabilidade das mensagens e para que elas pareçam vir de você, recomendamos fortementeconectar seu provedor de e-mail para que o Calendly possa enviar mensagens em seu nome. O Calendly atualmente suporta Gmail e Outlook.
Configurando notificações SMS (mensagens de texto)
O Calendly pode enviar lembretes e notificações por SMS para ajudar a reduzir os não comparecimentos e manter as reuniões na lembrança, mesmo se você estiver usando o celular ou em movimento, em vez de estar à mesa.
Os organizadores podem ativar notificações por SMS inserindo e verificando seu número de telefone ao configurar o fluxo de trabalho, enquanto os convidados são automaticamente solicitados a fornecer um número durante a reserva para que também possam receber lembretes.
Passo 2: Reveja os Fluxos de trabalho prontos para uso
O Calendly inclui modelos de Fluxos de trabalho prontos que são totalmente editáveis e cobrem os pontos de contato de reunião mais comuns. Esses modelos de Fluxos de trabalho do Calendly refletem as melhores práticas para o momento dos lembretes, mas você sempre pode editar para adequar ao seu negócio.
Fluxos de trabalho mais populares
Nome do modelo | O que faz | Melhor utilizado para |
Lembrete por e-mail para o convidado | Envia um e-mail de lembrete 1 dia antes da reunião | Todos os tipos de evento |
Enviar SMS ao convidado para reconfirmar | Envia uma mensagem SMS com um link para confirmar presença 1 hora antes | Eventos pagos, treinamentos, webinários |
E-mail com recursos adicionais | Enviar links para recursos 4 horas após o término da reunião | Vendas, consultas |
Enviar e-mail aos não comparecimentos para agendar um novo horário | Envia um link de agendamento para reservar um novo horário após os convidados serem marcados como não comparecimento | Treinamentos, demonstrações, entrevistas |
Você pode ativá‑los como estão com apenas alguns cliques ou personalizá‑los para atender às suas necessidades, como atualizar a linha de assunto do e-mail para um tom mais amigável, anexar instruções ou outras informações úteis ao e-mail, ou incluir links para que seu convidado cancele ou reagende.
Tip
Comece pelo momento que gera mais trabalho manual (não comparecimentos, logística de preparação ou acompanhamentos). Um fluxo de trabalho pode eliminar várias mensagens de ida e volta.
Passo 3: Crie seu próprio fluxo de trabalho (opcional)
Não encontra o que procura nos modelos de fluxo de trabalho? Não se preocupe, criar um fluxo de trabalho personalizado é muito simples.
Os Fluxos de trabalho do Calendly são compostos por duas partes – um gatilho (quando o fluxo de trabalho é executado) e uma ação (o que acontece). Ao construir a ação no seu fluxo de trabalho, você pode adicionar variáveis (como nome do convidado ou Tipo de evento) para personalizar cada mensagem; incluir links para documentos, formulários ou outros recursos; e escolher se seus fluxos de trabalho serão enviados por e-mail ou SMS.
Você pode adaptar a comunicação ao objetivo da reunião: chamadas de vendas recebem perguntas de preparação, entrevistas recebem informações logísticas, sessões com clientes recebem lembretes.
Atribuir seu fluxo de trabalho
Após construir seu fluxo de trabalho, certifique‑se de atribuí‑lo a um(s) Tipo(s) de evento. Os fluxos de trabalho não são executados globalmente em sua Conta do Calendly, para que você possa adaptar as mensagens para diferentes reuniões.
Passo 4: Teste seu fluxo de trabalho
Assim como no agendamento e nos pagamentos, testar é importante, e é sempre melhor entender como seus Fluxos de trabalho irão se comportar.
A maneira mais fácil:
- Crie um agendamento de teste com seu e‑mail pessoal
- Confirme que cada e‑mail ou SMS é enviado no horário esperado
- Veja como as variáveis são exibidas (por exemplo, “Oi Megan” em vez de “Oi {{invitee.first_name}}”)
- Verifique se há erros de digitação ou links quebrados
Perguntas frequentes
Verifique a atribuição do Tipo de evento e certifique-se de que o horário não foi perdido (por exemplo, agendamento muito próximo da reunião).
Tente conectar seu próprio provedor de e-mail para melhorar a entregabilidade.
Certifique-se de que está usando as variáveis corretas. Além disso, verifique se há erros de digitação ou colchetes ausentes.